Хочете дізнатися, чому деякі події проходять як по маслу, а інші нагадують організований хаос? Секрет криється у двох основних інструментах управління проектами, які перетворюють планування подій із виснажливих припущень на систематичний успіх!
ОСНОВА: РОЗУМІННЯ ПРИЧИН НЕВДАЧ ПОДІЙ
Перш ніж занурюватися в рішення, давайте розберемося з основною проблемою. Більшість невдач у плануванні заходів пов’язані з двома критичними прогалинами: нечіткими часовими рамками та розмитою відповідальністю. Якщо члени команди не знають, коли саме потрібно виконати завдання або хто відповідає за кожен результат, навіть найталановитіші колективи стикаються з труднощами.
Саме тут динамічне поєднання діаграми Ганта та матриці RACI змінює все. Вважайте їх компасом та картою для планування заходів, які разом допоможуть вам пройти шлях від ідеї до її втілення.
ДІАГРАМИ ГАНТТА: ВАШ НАОЧНИЙ ОРГАНАЙЗЕР КАЛЕНДАРЯ
Діаграма Гантта перетворює календар подій з абстрактного поняття на наочний план, що виявляє приховані зв’язки між завданнями. Проілюструю це на прикладі реальної публічної події, яка показує, як ці зв’язки працюють на практиці.
Розглянемо, здавалося б, просте завдання «надсилання запрошень». Само по собі воно виглядає простим. Однак, коли ви відображаєте його на діаграмі Ганта, ви виявляєте складну мережу взаємозалежностей. Перш ніж надсилати запрошення, потрібно підтвердити склад учасників події, оскільки він впливає на зміст запрошень. Перед підтвердженням учасників потрібно зателефонувати їм, щоб переконатися, що вони можуть взяти участь. Перед підготовчими дзвінками потрібно визначити потенційних доповідачів. Кожне завдання залежить від попереднього, створюючи ланцюжок, який потрібно ретельно спланувати.
Справжня магія проявляється, коли ви бачите взаємозв’язки в часовій шкалі. Ваша діаграма Ганта може показувати, що підтвердження місця проведення та дизайн запрошень можуть відбуватися одночасно, але обидва завдання повинні бути виконані до початку розсилання запрошень. Така наочність запобігає поширеній помилці, коли виконання завданнь починаються занадто рано або занадто пізно та в порушеній в послідовності.
МАТРИЦЯ RACI: ВАША МОДЕЛЬ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ
Якщо діаграми Ганта відповідають на питання «коли», то матриці RACI відповідають на питання «хто» і роблять це з такою точністю, що виключають будь-яку плутанину. RACI — це чотири окремі ролі, які необхідні для виконання кожного завдання:
Відповідальні (Responcible) особи фактично виконують роботу. Саме їхні щоденні дії рухають завдання вперед. Підзвітні (Accauntable) особи забезпечують успішне виконання завдань і дотримання стандартів якості. Вони є особами, які приймають рішення і можуть затверджувати або відхиляти результати роботи. Консультанти (Consultant) надають експертні знання та пропозиції до прийняття рішень. Інформовані (Informed) сторони отримують оновлену інформацію про хід роботи та результати.
Ось де більшість команд стикається з труднощами: вони розподіляють завдання, не роз’яснивши ці різні ролі. Коли кожен вважає, що відповідальний хтось інший, нічого не робиться. Коли ніхто не знає, до кого звернутися за допомогою, команди приймають необґрунтовані рішення. Коли зацікавлені сторони не отримують належного інформування, вони створюють перешкоди в останній момент.
СИНЕРГІЯ ЦИФРОВИХ ІНСТРУМЕНТІВ В УПРАВЛІННІ ПРОЄКТАМИ
Поєднання цих інструментів у систематичний спосіб створює неймовірний ефект. Ваша діаграма Ганта показує, що «підготовка приміщення» має бути завершена до певної дати. Матриця RACI чітко визначає, що хто відповідає за координацію підготовки, хто – за відповідність приміщення вимогам заходу, коли і з кому слід проконсультуватися щодо технічних можливостей, а хто інформує бухгалтера про будь-які додаткові витрати.
Кожен член команди знає не тільки свої обов’язки, але й те, як його робота пов’язана з завданнями та графіками інших. Коли під час підготовки приміщення виникає проблема, всі відразу знають, хто повинен вжити заходів, хто повинен затвердити рішення, хто повинен надати інформацію та кого потрібно поінформувати
Команди, які оволоділи цією комбінацією – Gantt + RACI -, демонструють кардинальні зміни в підході до планування заходів. Замість того, щоб реагувати на проблеми по мірі їх виникнення, вони передбачають виклики та заздалегідь готують рішення. Замість того, щоб працювати в ізоляції, вони співпрацюють, чітко розуміючи взаємозалежності.
Ваші учасники відчують різницю у вигляді більш плавної реєстрації, кращої координації та більш досконалого виконання. Але, мабуть, найголовніше — ви відчуєте різницю у вигляді керованого рівня стресу та задоволення від успіху.
.
