Ми часто так концентруємось на тому, щоб отримати фінансування для втілення своєї ідеї, забуваючи про інше. Виграти грант — це лише частина успіху, адже найголовніший етап, який слідує за погодженням заявки, власне, — реалізація проєкту. І тут багато новачків можуть сказати: та що там уже мудрувати? У заявці ж написано, як і що робити! А ось більш досвідчені знають: щоб виконати всі умови та успішно реалізувати проєкт, треба мати не менше знань і навичок, ніж написати гарну заявку. Тож пропонуємо вашій увазі п’ять помилок у проєктному менеджменті недосвідчених громадських організацій.
Немає сенсу витрачати час на наради і балачки, головне — робота!
Можливо вас нудить від слова “нарада” і ви вважаєте такі зустрічі просто марнуванням часу. Але це означає, що вам не пощастило із попереднім досвідом.
Якщо команда, яка працює над проєктом, не має регулярної комунікації, часу на обговорення варіантів розвитку подій та можливих рішень, то це може принести багато неприємностей. Якщо ви лідер-диктатор, який сам ухвалює рішення, а іншим тільки нарізає завдання, то проєкт працюватиме лише поки ви живі-здорові і у гарному ресурсі. У всіх інших випадках проєкт може розвалитися, бо без спільних нарад одні виконавці не знають, що роблять інші, не розуміють як просувається діяльність і які складнощі доводиться долати. Отже, незроблені завдання або помилки можуть накопичуватися, ефективність роботи — знижуватися. Тож обов’язково заплануйте регулярну комунікацію, щоб обговорювати діяльність по проєкту. А також спільно використовуйте інструменти планування, наприклад Trello та Googl-календар, аби усі бачили, що відбувається.
Добро треба робити тихо! Хто в темі, той знає, що ми робимо
Насправді усі зацікавлені в тому, щоб знати про ті хороші речі, які ви робите в межах проєкту: і ви (як організація), і донори, і користувачі ваших послуг, і просто інші люди. Для вас це можливість підтримувати репутацію, для донорів — видимість куди йдуть кошти, які вони вкладають у вас, для клієнтів — можливість дізнатися про потенційну послугу, для усіх інших — корисний досвід, що може надихнути.Тому робота комунікаційника/ці у проєкті — дуже важлива. Розповідайте про діяльність проєкту регулярно, цікаво і через різні джерела: сторінки соцмереж, сайти, ЗМІ, зовнішню рекламу. Дуже класно, якщо можете залучити дизайнера чи фотографа для якісного візуального контенту або принаймні окрему людину, яка робитиме фото на ваших заходах і може грамотно писати тексти.
Головне мати класну ідею і написати про це, а люди підтягнуться!
Ви зробили оголошення про цікаву подію, а на неї майже ніхто не прийшов! Знайомо? Насправді робота з людьми — найскладніша. Тому залученню та утримання уваги потрібно приділяти значну увагу. Формулювання правильних ключових повідомлень та добір каналів їхнього поширення, реєстраційні форми для збору контактів, створення списків очкування, попередній обзвон перед подією, збирання зворотнього зв’язку — усе це дієві способи убезпечитись від розчарувань і пустої зали.
Навіщо шукати професійного бухгалтера? Я і так все зможу зробити!
Прийшов час фінансових звітів, а у вас немає потрібних документів? Від думки про це кров холоне в жилах у недосвідчених менеджерів. Бо фінансова документація та бухгалтерія — це дуже особлива сфера, яку знають не всі. Тож варто завчасно подумати про те, аби фінансову діяльність проєкту вела людина, яка на цьому розуміється. Правильно оформлювати виплати, створювати і підписувати у контрагентів документи, скласти вкінці фінансовий звіт — такими мають бути її обов’язки. Якщо у вашій команді немає бухгалтера, то шукайте його, або, принаймні, отримайте консультацію у досвідченого спеціаліста.
Треба писати заявки всюди і братися за всі можливі проєкти. Не можна втрачати можливостей!
Можливості — це добре, але як менеджер ви маєте розуміти “пропускну здатність” вашої організації в реалізації проєктів. Перевантаження погано впливає не лише на якість та ефективність самих проєктів, але і на стан команди, яка їх організовує. Можуть бути такі дні/тижні/місяці, коли одночасно буде так багато завдань, що ви просто не зможете реалізувати їх вчасно. А також розсієте увагу своєї цільової аудиторії. Тож ми рекомендуємо використовувати діаграму Ганта, як інструмент, який дозволяє планувати паралельні події і дивитися, аби одні процеси не заважали іншим.
